Integracja z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) polega na połączeniu firmowego programu księgowego lub ERP z systemem Ministerstwa Finansów, umożliwiając automatyczne wystawianie, odbieranie i ewidencjonowanie ustrukturyzowanych faktur (XML). Od 1 lutego 2026 r. (dla dużych firm) i 1 kwietnia 2026 r. (pozostali), integracja będzie obowiązkowa, najczęściej realizowana przez API.
Jak wygląda integracja w praktyce?
- Metody: Najczęstszą metodą jest użycie tokenu autoryzacyjnego wygenerowanego w systemie KSeF, który wpisuje się do programu księgowego (np. wFirma).
- Logowanie: System KSeF został zintegrowany z Węzłem Krajowym, co umożliwia logowanie za pomocą mObywatela, bankowości elektronicznej lub profilu zaufanego.
- Automatyzacja: Programy księgowe zapewniają pełną automatyzację: wysyłkę faktur bezpośrednio z programu oraz import dokumentów kosztowych z KSeF.
- Okres przejściowy: Od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r. dostępny jest tzw. tryb hybridowy, pozwalający na dobrowolne testowanie i wdrożenie systemu przed ostatecznym terminem.
- Obsługa techniczna: Integracja przez API pozwala na przesyłanie faktur w formacie ustrukturyzowanym, z automatycznym pobieraniem numeru KSeF oraz UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).
Większość popularnych systemów ERP i programów do fakturowania posiada już gotowe moduły do obsługi KSeF 2.0.
Aktywacja uprawnień do faktur w Aplikacji Podatnika KSeF.
Zaloguj się na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl
Jako metodę uwierzytelnienia wybierz:
- Profil Zaufany (Zostaniesz przekierowany na stronę Profilu Zaufanego, gdzie przeprowadzisz proces autoryzacji.)
lub Podpis kwalifikowany (Określ, czy certyfikat posiada PESEL lub NIP. Pobierz żądanie autoryzacyjne na dysk. Podpisz je podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Załącz podpisany plik z (w formacie .xml lub .xades). Kliknij „Dalej” aby sfinalizować uwierzytelnienie).
- W polu IDENTYFIKATOR wpisz NIP firmy i kliknij UWIERZYTELNIJ.
- Po poprawnym uwierzytelnieniu przejdź do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE.
- W sekcji “Rodzaj uprawnień” w polu “Rodzaj uprawnienia” wybieramy OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY W KSEF,
sekcji “dane osoby fizycznej” w polach:
Rodzaj podmiotu uprawnianego – wskazujemy:
Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
Osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL
w zależności od tego jakim identyfikatorem się posługujemy. Zwykle wskazywana jest pierwsza opcja.
- Identyfikator – wskazujemy:
NIP,
PESEL,
BRAK (jeśli skorzystaliśmy z opcji niezawierającej PESEL/NIP).
W sekcji “Zakres uprawnień” w polu Osoba będzie uprawniona do wybieramy co najmniej jedno uprawnienie:
- wystawiania faktur – uprawnienie to umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur w formacie XML przez system KSeF.
- przeglądania faktur – uprawnienie to pozwala umożliwia importowanie faktur z KSeF przez system księgowy, zarówno dokumentów zakupu jak i sprzedaży.
- przeglądania uprawnień – opcja ta pozwala sprawdzać, jakie uprawnienia posiada dany użytkownik (np. prawo do wystawiania, odbierania faktur).
- przeglądania historii sesji (generowania UPO) – uprawnienie to umożliwia wgląd w historię działań, w tym moment i status wygenerowania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), które jest potwierdzeniem przyjęcia faktury przez system.
- zarządzania jednostkami podrzędnymi – uprawnienie to pozwala zarządzać dostępem i uprawnieniami innych, mniejszych jednostek podległych.
- wykonywanie operacji egzekucyjnych – dotyczy komorników i organów egzekucyjnych.
https://pomoc.wfirma.pl/images/fx/max/713558
Następnie aby zatwierdzić uprawnienia korzystamy z akcji NADAJ UPRAWNIENIA. Wówczas certyfikat uwierzytelniający będzie pomyślnie działał w wybranym zakresie, po połączeniu z systemem księgowym.
Źródło: wFirma.pl