Miesiąc: luty 2026

KSeF już działa

przez

KSeF Bezpieczeństwo

Priorytetem projektowania systemu KSeF był wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych w nim przechowywanych. Wdrożenie systemu nie zwiększa zakresu informacji dostępnych dla KAS. Administracja skarbowa nie ma stałego, 24‑godzinnego wglądu w działalność podatnika; dostęp do danych w KSeF odbywa się wyłącznie w określonych sytuacjach, np. w ramach czynności sprawdzających lub kontrolnych i zawsze wymaga zgody przełożonego. Każda czynność wykonywana przez pracownika jest monitorowana i audytowana. System działa na serwerach zlokalizowanych w Polsce, opartych na krajowej infrastrukturze.

System przewiduje dwa tryby wystawiania faktur: online i offline

Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.

Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:

  • tryb offline24  – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować);
  • tryb offline –  kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy;
  • tryb awaryjny – gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu

Każdy tryb ma inne zasady, ale w każdym z nich najważniejsze jest, żeby ostatecznie faktura trafiła do systemu.

Faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać offline.

Celem wprowadzenia różnych trybów offline jest zapewnienie przedsiębiorcom funkcjonowania i wystawiania faktur nawet w przypadku różnych sytuacji awaryjnych. Jeśli nie ma internetu, system przechodzi przerwę techniczną albo wystąpi awaria KSeF, można nadal wystawiać faktury. Wystąpi jednak obowiązek późniejszego dosłania ich do KSeF w odpowiednim terminie. Dzięki temu zapewniona jest ciągłość wystawiania fakturowania pomimo różnych okoliczności.

Dowiedz się więcej na temat trybów szczególnych wystawiania faktur

Źródło: gov.pl

Nadawanie uprawnień w KSeF

przez

Integracja z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) polega na połączeniu firmowego programu księgowego lub ERP z systemem Ministerstwa Finansów, umożliwiając automatyczne wystawianie, odbieranie i ewidencjonowanie ustrukturyzowanych faktur (XML). Od 1 lutego 2026 r. (dla dużych firm) i 1 kwietnia 2026 r. (pozostali), integracja będzie obowiązkowa, najczęściej realizowana przez API. 

Jak wygląda integracja w praktyce?

  • Metody: Najczęstszą metodą jest użycie tokenu autoryzacyjnego wygenerowanego w systemie KSeF, który wpisuje się do programu księgowego (np. wFirma).
  • Logowanie: System KSeF został zintegrowany z Węzłem Krajowym, co umożliwia logowanie za pomocą mObywatela, bankowości elektronicznej lub profilu zaufanego.
  • Automatyzacja: Programy księgowe zapewniają pełną automatyzację: wysyłkę faktur bezpośrednio z programu oraz import dokumentów kosztowych z KSeF.
  • Okres przejściowy: Od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r. dostępny jest tzw. tryb hybridowy, pozwalający na dobrowolne testowanie i wdrożenie systemu przed ostatecznym terminem.
  • Obsługa techniczna: Integracja przez API pozwala na przesyłanie faktur w formacie ustrukturyzowanym, z automatycznym pobieraniem numeru KSeF oraz UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru). 

Większość popularnych systemów ERP i programów do fakturowania posiada już gotowe moduły do obsługi KSeF 2.0. 

Aktywacja uprawnień do faktur w Aplikacji Podatnika KSeF.


Zaloguj się na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl

Jako metodę uwierzytelnienia wybierz:

  • Profil Zaufany (Zostaniesz przekierowany na stronę Profilu Zaufanego, gdzie przeprowadzisz proces autoryzacji.)
    lub Podpis kwalifikowany (Określ, czy certyfikat posiada PESEL lub NIP. Pobierz żądanie autoryzacyjne na dysk. Podpisz je podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Załącz podpisany plik z (w formacie .xml lub .xades). Kliknij „Dalej” aby sfinalizować uwierzytelnienie).
  • W polu IDENTYFIKATOR wpisz NIP firmy i kliknij UWIERZYTELNIJ.
  • Po poprawnym uwierzytelnieniu przejdź do zakładki UPRAWNIENIA » NADAJ UPRAWNIENIE.
  • W sekcji “Rodzaj uprawnień” w polu “Rodzaj uprawnienia” wybieramy OSOBIE FIZYCZNEJ DO PRACY W KSEF,

sekcji “dane osoby fizycznej” w polach:

Rodzaj podmiotu uprawnianego – wskazujemy:
Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
Osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL
w zależności od tego jakim identyfikatorem się posługujemy. Zwykle wskazywana jest pierwsza opcja. 

  • Identyfikator – wskazujemy:
    NIP,
    PESEL,
    BRAK (jeśli skorzystaliśmy z opcji niezawierającej PESEL/NIP).

W sekcji “Zakres uprawnień” w polu Osoba będzie uprawniona do wybieramy co najmniej jedno uprawnienie:

  • wystawiania faktur – uprawnienie to umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur w formacie XML przez system KSeF.
  • przeglądania faktur – uprawnienie to pozwala umożliwia importowanie faktur z KSeF przez system księgowy, zarówno dokumentów zakupu jak i sprzedaży.
  • przeglądania uprawnień – opcja ta  pozwala sprawdzać, jakie uprawnienia posiada dany użytkownik (np. prawo do wystawiania, odbierania faktur).
  • przeglądania historii sesji (generowania UPO) – uprawnienie to umożliwia wgląd w historię działań, w tym moment i status wygenerowania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), które jest potwierdzeniem przyjęcia faktury przez system.
  • zarządzania jednostkami podrzędnymi – uprawnienie to pozwala zarządzać dostępem i uprawnieniami innych, mniejszych jednostek podległych.
  • wykonywanie operacji egzekucyjnych – dotyczy komorników i organów egzekucyjnych.

https://pomoc.wfirma.pl/images/fx/max/713558

Następnie aby zatwierdzić uprawnienia korzystamy z akcji NADAJ UPRAWNIENIA. Wówczas certyfikat uwierzytelniający będzie pomyślnie działał w wybranym zakresie, po połączeniu z systemem księgowym.

Źródło: wFirma.pl